Verfügung über das Siegel- und Beglaubigungsrecht kirchlicher Körperschaften des öffentlichen Rechts

der Ausstellung von Urkunden, durch die Rechte oder Pflichten begründet, anerkannt oder verändert werden sollen,

der Erteilung von Vollmachten,

amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern,

der Beglaubigung von Abschriften von Urkunden und sonstigen Schriftstücken,

Schriftstücken von besonderer Wichtigkeit und

in anderen Fällen, wenn es durch kirchliche und staatliche Vorschriften angeordnet oder anerkannt ist oder der herkömmlichen Übung entspricht. 3 (So sind z. B. nach § 49 Abs. 2 und 3 Kirchengemeindeordnung Erklärungen des Kirchenvorstandes durch die für die Kirchengemeinde oder eine örtliche kirchliche Stiftung Rechte oder Pflichten begründet, verändert oder aufgehoben oder durch die Vollmachten erteilt werden, von dem Vorsitzenden oder dessen stellvertretenden Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Kirchenvorstandes gemeinsam und schriftlich abzugeben. 4 Sie sind, sofern sie nicht öffentlich beurkundet werden, nur rechtsverbindlich, wenn sie eigenhändig unterschrieben und mit dem Siegel der Kirchengemeinde oder des Pfarramtes versehen worden sind.)

Die Beglaubigung von staatlichen oder privaten Urkunden oder Unterschriften gehört in der Regel nicht zum pfarramtlichen Auftrag.

Bei der Siegelführung und Vornahme von Beglaubigungen sind die Bestimmungen dieser Verfügung zu beachten.

Bei der Vornahme von Beglaubigungen ist zu bedenken, dass die in Niedersachsen herrschende Anerkennungspraxis nicht im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland gilt.

Bei unrichtigen Beglaubigungen (z. B. durch Täuschung oder Irrtum) sind Haftungsrückgriffe gegenüber dem Aussteller der Beglaubigung möglich.

Bei Beglaubigungen im kirchlichen Bereich ist zuvor zu prüfen:

1. Handelt es sich um eine kirchliche Angelegenheit?
2. War zur Regelung der Angelegenheit eine Beschlussfassung des Kirchenvorstandes erforderlich?
3. Ist diese Beschlussfassung ordnungsgemäß im Kirchenvorstand erfolgt?
4. Handelt es sich bei dem zu verwendenden Siegel tatsächlich um das Siegel der betroffenen Kirchengemeinde? Hier kann insbesondere bei mehreren unter einem Pfarramt verbundenen Kirchengemeinden versehentlich das Siegel mit dem einer nicht betroffenen Kirchengemeinde verwechselt werden.

Bei Siegelungen im staatlichen und privaten Bereich ist zu prüfen:

1. bei Beglaubigungen von Unterschriften:
   Die Beglaubigung von Unterschriften darf nur erfolgen, wenn die Beglaubigung ganz dringend erforderlich ist, eine Beglaubigung durch eine anderweitige Stelle nicht möglich oder jeder Zweifel an der Identität des Unterzeichnenden ausgeschlossen ist unter folgenden Voraussetzungen:

   • Die zu beglaubigende Unterschrift muss in Gegenwart des beglaubigenden Pfarrers oder Siegelführungsberechtigten vollzogen werden.
   • Der Unterzeichnende muss sich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Passes legitimieren oder persönlich hinreichend bekannt sein.
   • Die Beglaubigung von Blankounterschriften (ohne zugehörigen Text) ist nicht zulässig.
   • Besteht das unterzeichnete Schriftstück aus mehreren Blättern, so sind diese fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist. Sie sind an der Verbindungsstelle zu siegeln; im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter anzugeben. Der Beglaubigungsvermerk muss die Dienststelle angeben, bei der die Beglaubigung vorgelegt werden soll.
   • Die Beglaubigung von Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung (§ 126 BGB) bedürfen, ist unzulässig.
   • Der Empfänger der Beglaubigung wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Gewähr dafür übernommen wird, dass die Beglaubigung in jedem Fall von staatlichen oder sonstigen außerkirchlichen Stellen anerkannt wird.
   • Eine Abschrift oder Kopie des vollen Umfangs des beglaubigten Schriftstücks einschließlich des Beglaubigungsvermerks in seinem vollen Wortlaut ist in eine besonders zu führende Akte aufzunehmen.
   • Bei Unterschriftsbeglaubigungen soll folgendes Muster als Beglaubigungsvermerk verwendet werden:
     „Die vorstehende Unterschrift ist von

     (Vornahme, Familienname, ggf. Geburtsname)
     wohnhaft in	(Ort, Straße und Hausnummer)
     persönlich bekannt/ausgewiesen durch
     (Personalausweis oder Pass, Ausstellungsdatum, Aussteller, Ausweisnummer)
     vor mir vollzogen worden. Dies wird hiermit beglaubigt, die Blattzahl des Schriftstückes beträgt . Die Bescheinigung wird nur zur Vorlage bei
     (Behörde oder Stelle)
     erteilt.
     , den (Siegel)
     (Siegelführende Dienststelle und Unterschrift)“

2. bei Beglaubigung von Abschriften oder Kopien:

   • Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn das Original nicht vorliegt, sondern lediglich eine Kopie oder Abschrift des Originals.
   • Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist. Das gilt insbesondere, wenn das Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Worte, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen oder Zeichen enthält, oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist (§ 33 Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz).
   • Besteht die Abschrift aus mehreren Blättern, so sind diese so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist. Die Blätter sind an der Verbindungsstelle zu siegeln; im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter anzugeben.
   • Die Bestimmungen über die Beglaubigung öffentlicher Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland der Legalisation bedürfen, bleiben unberührt.
   • Der Empfänger der Beglaubigung wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Gewähr dafür übernommen wird, dass die Beglaubigung von staatlichen oder sonstigen außerkirchlichen Stellen anerkannt wird.
   • Eine Abschrift oder Kopie der vollständigen beglaubigten Schriftstücke mit dem vollständigen Beglaubigungsvermerk ist in eine gesondert zu führende Akte aufzunehmen.
   • Bei Beglaubigungen von Abschriften oder Kopien soll folgendes Muster als Beglaubigungsvermerk verwendet werden:
     „Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor/umstehende Abschrift/Ablichtung mit der vorgelegten Urschrift/beglaubigten Abschrift/Ablichtung der/des

     (genaue Bezeichnung des Schriftstückes)
     übereinstimmt.
     Die Blattzahl des beglaubigten Schriftstückes beträgt
     Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei
     (Behörde oder Stelle)
     erteilt.
     , den (Siegel)
     (Siegelführende Dienststelle und Unterschrift)“