1 Diese Rechtsverordnung gilt für alle kirchlichen Dienststellen, die Schriftgut in Registraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für andere selbstständige kirchliche Einrichtungen und Werke, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschlossen haben.

( 1 ) Grundsätzlich ist nur das Schriftgut aufzubewahren, das im eigenen Amtsbereich erwächst und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird.

( 2 ) Das Schriftgut ist nach der jeweils geltenden Schriftgutordnung mit Aktenplan oder in Absprache mit dem Landeskirchlichen Archiv nach archivalischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen geordnet aufzubewahren.

( 1 ) In der Registratur ist nur das Schriftgut aufzubewahren, das zur Erfüllung der eigenen Aufgaben laufend benötigt wird.

( 2 ) In der Altregistratur ist das Schriftgut aufzubewahren, das nicht mehr laufend benötigt wird, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden muss.

( 3 ) 1 Im Archiv ist das archivwürdige Schriftgut dauernd aufzubewahren, das von der Verwaltung nicht mehr benötigt wird. 2 Schriftgut ist archivwürdig, wenn es Leben und Wirken der Kirche dokumentiert oder der Rechtssicherung dient oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung hat; andere, wie kommerzielle und künstlerische Gesichtspunkte können berücksichtigt werden.

( 1 ) 1 Wert und Funktionsfähigkeit der Registratur sind durch rechtzeitiges Aussondern des nicht mehr benötigten Schriftgutes zu erhalten. 2 Das Schriftgut wird nach dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Anlage), in dem festgelegt wird, welches Schriftgut dauernd oder befristet aufbewahrt wird, ausgesondert. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.

( 2 ) 1 Schriftgut, das ausschließlich das Wirken Dritter dokumentiert, ist an das zuständige Archiv abzugeben. 2 Vor Abgabe ist die Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.

( 3 ) 1 Nicht archivwürdiges Schriftgut soll in regelmäßigen Abständen kassiert werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Dienststellen, Körperschaften, Einrichtungen und Werke selbstständig nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan.

( 4 ) Schriftgut aus der Zeit vor 1950 darf nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

( 5 ) Für mehrfach überliefertes identisches Schriftgut, z. B. Fotokopien, Ab- und Durchschriften, in verschiedenen Registraturen können in Einzelfällen nach vorheriger Absprache mit dem Landeskirchlichen Archiv abweichende Aufbewahrungsfristen festgesetzt werden.

( 1 ) Schriftgut, das entbehrlich oder wertlos geworden ist, darf nicht in den Handel gebracht werden.

( 2 ) Bei der Vernichtung durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass das Schriftgut nicht missbräuchlich verwendet wird.

Diese Rechtsverordnung tritt am 1. Juni 1990 in Kraft. Zum selben Zeitpunkt wird die Verfügung über die Vernichtung kirchlicher Akten vom 7. Februar 1940 (Kirchl. Amtsbl. S. 34) aufgehoben.

1 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, das in den Registraturen angewachsene amtliche Schriftgut auf das notwendige Maß zu beschränken und nicht mehr benötigtes Schriftgut frühzeitig auszusondern. 2 Das ausgesonderte Schriftgut ist je nach seinem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf von festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten.

1 Unter Schriftgut sind nicht einzelne Schriftstücke zu verstehen, sondern die bei der Erledigung amtlicher Aufgaben anwachsenden, aus Vorgängen gebildeten Akten, Jahresrechnungen und Amtsbücher. 2 Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten Akten- und Archivalieneinheiten. 3 Die im folgenden Plan in Klammern genannten Betreffe und Schriftgutformen sind also nur als Erläuterung zu verstehen. 4 Keineswegs ist daran gedacht, die Akten Blatt für Blatt darauf durchzusehen, welche Schriftstücke erhalten und welche kassiert werden sollen. 5 Diese Entscheidung soll vielmehr für den jeweiligen Aktenband insgesamt getroffen werden. 6 Enthält ein Aktenband Vorgänge von sehr unterschiedlichem Erhaltungswert, wird die Entscheidung nach dem überwiegenden Inhalt getroffen.

Ohne die Einwilligung des Facharchivars darf nur das unter den Ziffern 2 bis 5 genannte Schriftgut vernichtet werden, sofern es erst nach 1950 entstanden ist und die genannten Vorbedingungen erfüllt sind.

1 Alle Schriftgutarten, die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft dann das Landeskirchliche Archiv. 2 Ebenso ist in Zweifelsfällen und bei begründeten Ausnahmen dessen Zustimmung einzuholen.

1 Die Kirchengemeinden und Kirchenkreise, für die dieser Aufbewahrungs- und Kassationsplan gilt, sind im folgenden Plan nur in der verkürzten Form „Kirchengemeinden“ genannt. 2 Andere kirchliche Dienststellen und Einrichtungen können den Aufbewahrungs- und Kassationsplan in Absprache mit dem Landeskirchlichen Archiv analog anwenden. 3 Die in Klammern gegebenen Erläuterungen und Beispiele erheben keinen Anspruch auf Vollzähligkeit.

Akten und Aktengruppen, die dauernd aufzubewahren sind, werden entsprechend der Reihenfolge der Hauptgruppen der geltenden Schriftgutordnung¹# aufgeführt.

Der vorliegende Aufbewahrungs- und Kassationsplan weicht in Einzelfällen von den nach der geltenden Haushaltsordnung für kirchliche Körperschaften (KonfHOK) genannten Aufbewahrungsfristen durch längere Zeiten ab, damit bei der Kassation nach diesem Plan in jedem Fall sichergestellt ist, dass rechtsverbindliche Aufbewahrungsfristen eingehalten worden sind.

In Zukunft können die Belege zu den Jahresrechnungen kassiert werden, wenn sichergestellt ist, dass die Belege zum Investitionshaushalt und zur Bauunterhaltung gesondert abgelegt und zur dauernden Aufbewahrung aufbereitet werden.